Bent u een zakelijke klant?
Deze instelling past het productassortiment en de prijzen aan uw behoeften aan.
Ja
Nee

Inkoopproces

Spontane aankopen zijn vaak emotioneel gedreven en hebben zeer weinig te maken met werkelijke behoeften. Impulsaankopen moeten daarom zoveel mogelijk worden vermeden. In bedrijven moet de inkoop van de vereiste goederen en basisproducten gepland en gestructureerd gebeuren, zodat productieonderbrekingen worden vermeden en de bevoorradingsketen naar de klanten niet wordt onderbroken.

Om dit te waarborgen, beschikken alle ondernemingen, bedrijven en instellingen over zogeheten inkoopprocessen waarin de inkoop van materialen en de aanbesteding van diensten nauwkeurig is geregeld.

Om het aanbestedingsproces te illustreren, kijken we eerst naar een klein bedrijf waar digitalisering nog geen fundamentele rol speelt.



Verdere informatie over onderwerpen in verband met elektronisch aanbesteden



Inkoopprocessen in kleine bedrijven

ZZP-ers weten meestal heel goed welk materiaal goed verwerkt kan worden en welke gereedschappen daarvoor nodig zijn. Bovendien hebben zij zeer concrete ideeën over de vereiste kwaliteit en zijn zij goed op de hoogte van de prijzen.

In hun kleine ondernemingen beslissen zij zelf welke bestellingen worden gedaan en regelen ze zelf de inkoop van materialen. Nadat alles is besteld of afgehaald, moeten de leveringsbonnen worden gearchiveerd en de facturen in worden verwerkt in de boekhouding. 



Inkoopprocessen van bedrijven

Wat in een eenmanszaak heel beheersbaar en bijna intuïtief lijkt, wordt een stuk complexer naarmate een bedrijf groter is.

Want in dit geval zijn de processen en de planning die nodig zijn voor de aanschaf van materialen en diensten niet langer in handen van één persoon.

Aangezien verschillende werknemers bij de inkoop betrokken zijn, is het van essentieel belang een intern inkoopproces op te zetten dat alle werknemers moeten volgen. Dit bestaat op zijn beurt uit verschillende stappen, afhankelijk van de structuur en de omvang van de onderneming.  



Fases van een inkoopproces

In het volgende deel hebben wij de essentiële onderdelen van een inkoopproces voor u op een rijtje gezet:



Inkoopprocessen en e-Procurement

Als u de bovenstaande punten heeft gelezen, dan wordt al snel duidelijk hoeveel tijd en middelen intern door de inkoop worden opgeslokt. Zelfs als de digitalisering in de afzonderlijke processen en workflows al ver gevorderd is.

Dit geldt echter niet alleen voor de aanschaf van dure en hoogwaardige goederen. Zelfs kleine artikelen zoals handgereedschap, onderhoudsproducten en smeermiddelen of kantoorbenodigdheden moeten het volledige inkoopproces doorlopen om te kunnen worden aangekocht. In dit geval is de waarde van de goederen vaak slechts een klein deel van de werkelijk gemaakte proceskosten.

De oplossing: Door over te schakelen op e-procurement kunnen inkoop- en aanbestedingsprocessen zeer gemakkelijk worden geautomatiseerd en versneld.

Geautomatiseerde inkoopprocessen zijn altijd handiger als onderdelen op korte termijn nodig zijn, wat onder bepaalde omstandigheden kan leiden tot een productiestop of een vertraging van de bestelling. 

Dit wordt in wezen bereikt door een volledig digitaal inkoopproces waarbij individuele machtigingen en verschillende toegangsrechten voor goederengroepen worden toegekend. Implementatie in bestaande ERP- (Enterprise Resource Planning) of inkoopsystemen is mogelijk via een statische eCatalogus in de vorm van een te importeren bestand of via een OCI-interface. Op die manier kunnen productpresentaties snel en gemakkelijk worden gekoppeld aan bestaande gestandaardiseerde inkoopprocessen en kunnen zonder veel moeite inkooporders worden gegenereerd. Deze worden vervolgens via elektronische gegevensuitwisseling (EDI) aan de leverancier doorgegeven. Op dezelfde manier, maar in omgekeerde richting, wordt de factuur van de leverancier rechtstreeks naar de boekhoudafdeling gestuurd (procure-to-pay).

Als een inkoop- of ERP-systeem nog niet beschikbaar is in het bedrijf, biedt Conrad Electronic een slimme Smart Procure oplossing met CSP, waarvoor alleen een up-to-date webbrowser nodig is.

Ongeacht de grootte van de onderneming zien steeds meer bedrijven en ondernemingen de voordelen in van het optimaliseren van hun inkoopproces via e-procurement.

Wanneer het Conrad Sourcing Platform is aangesloten, is er ook het voordeel van de samenvoeging van verschillende leveranciers.

Als in een groot deel van de operationele bedrijfsbehoeften betrouwbaar kan worden voorzien door één enkele voorzieningsbron, wordt de administratieve inspanning bij het inkoopproces aanzienlijk verminderd. 



Voordelen van inkoopprocessen met e-Procurement:

  • Door middel van voorgedefinieerde formulieren, waarvan sommige automatisch worden ingevuld, kunnen steeds terugkerende aankoopaanvragen enorm worden vereenvoudigd en versneld.
  • Voorgedefinieerde stappen en selectiemogelijkheden verminderen mogelijke fouten bij de inkoop.
  • Door de toewijzing van individuele bestelautorisaties en kostenplaatsen kunnen bestellingen snel worden geplaatst en verwerkt zonder omslachtige goedkeuringen.
  • Bevoegde werknemers van verschillende afdelingen worden actief betrokken bij het inkoopproces en kunnen gelijktijdig en onafhankelijk in hun bedrijfsbehoeften voorzien.
  • Kleine artikelen kunnen gemakkelijk en met minimale procesinspanning worden aangevraagd.
  • De interne inkoopvoorschriften worden zonder uitzondering nageleefd en bestellingen bij leveranciers zonder kaderovereenkomst zijn niet mogelijk.
  • Variabele budgetlimieten voorkomen het bestellen van te dure goederen.
  • Dankzij de transparantie kunnen lopende en afgeronde bestellingen op elk moment gemakkelijk worden gevolgd.
  • Vanaf de vaststelling van de behoeften tot de indiening van de facturen gebeurt de verwerking elektronisch, zonder onderbreking van de media. Er hoeft geen informatie te worden uitgeprint en later handmatig in het systeem te worden ingevoerd.
  • De beperking van de productkeuze van de leverancier voorkomt dat zonder toestemming irrelevante producten worden besteld.


Samenvatting van de belangrijkste informatie

Goed functionerende inkoopprocessen spelen een doorslaggevende rol in het succes van een onderneming. Inkoop heeft niet alleen tot taak de interactie tussen de onderneming en externe leveranciers te regelen. Een geoptimaliseerd inkoopproces zorgt ervoor dat de benodigde goederen snel beschikbaar worden gesteld door de desbetreffende leverancier. Dit is met name van belang in het operationele inkoopproces wanneer belangrijke reserveonderdelen op korte termijn nodig zijn, bijvoorbeeld voor productieapparatuur. Tegelijkertijd mogen de financiële middelen niet door te grote voorraden worden opgeslokt.

Met e-procurement kan het inkoop- of aanbestedingsmanagement de processen in het bedrijf efficiënt optimaliseren en ervoor zorgen dat de toeleveringsketen, d.w.z. de keten naar de klant, wordt verstevigd.

Conrad Electronic Benelux b.v. heeft uw toestemming nodig voor het gebruik van individuele gegevens, onder meer om de werking van de website te garanderen en om informatie over uw interesses weer te geven. Door op "Akkoord" te klikken geeft u hiermee uw toestemming. Gedetailleerde informatie vindt u in onze verklaring inzake gegevensbescherming.
U hebt de mogelijkheid om uw toestemming in het privacybeleid te allen tijde in te trekken.
Afwijzen
Akkoord